Descubre cómo gestionar datos de manera eficiente en Google Sheets. Aprende a ingresar y copiar texto y números, pegar información con opciones avanzadas, ordenar listas alfabéticamente o por valores, y filtrar datos según diferentes criterios. Con estos consejos, mejorarás tu productividad y organización al trabajar con hojas de cálculo. 🚀
1. Agregar Datos
1.1 Texto y números
Para agregar datos en Google Sheets, tienes varias opciones. La más sencilla es escribir directamente en las celdas. Recuerda que una celda está formada por la intersección de filas y columnas. En este ejemplo, escribe un texto en una celda y, en la siguiente, colocas números.
1.2 Pegar información desde una celda a otra
Para copiar, seleccionas primero la celda B2, que contiene los datos, y presionas Ctrl+C o haces clic derecho y eliges Copiar. Luego, seleccionas la celda B5, que está vacía, y presionas Ctrl+V o haces clic derecho y eliges Pegar.
Nota: lo anteriormente también se puede hacer de una hoja de cálculo a otra
1.3 copiar y pegar imágenes
Para hacerlo, entra a google.com, accede al apartado de Imágenes, escribe la palabra IA y haz clic derecho sobre la imagen y selecciona la opción Copiar.
Ahora, simplemente dentro de tu hoja, haz clic derecho y selecciona Pegar o presione Ctrl+V.
1.4 Pegado especial
El Pegado especial te da más opciones que la función estándar de pegar. Para practicar, aplica un poco de formato a la celda B3. Haz clic en la celda, luego dirígete al ícono del bote de pintura y selecciona un color.
Ahora, estando en la celda B3, presiona Ctrl+C para copiar. Luego, en la celda C3, haz clic derecho y selecciona Pegado especial. Podrás pegar solo el formato, es decir, solo el color, o si eliges Valores, solo se pegará la información de la celda sin el color amarillo. También hay otras opciones, como Transponer, que veremos más adelante.
2. Ordenar información
En Google Sheets, puedes ordenar tu información por columnas. Para ello, abre el archivo de trabajo y sigue estos pasos para ordenar por las siguientes características: Nombre y Salario.
Nombre (orden alfabético).
- Selecciona el rango de celdas A1:E11. Haz clic en la celda A1 y arrastra el cursor hasta la celda E11.
- Luego, ve a la opción Datos > Ordenar rango y selecciona Opciones avanzadas de orden de rangos.
- En la ventana emergente, seleccionas la opción «Los datos incluyen una fila de encabezado». Luego, en Ordenar por, eliges la opción «Nombre» y seleccionas si deseas ordenar en orden ascendente o descendente. Finalmente, haces clic en Ordenar para aplicar el orden.
Salario (de mayor a menor o de menor a mayor).
- Selecciona el rango de celdas A1:E11. Haz clic en la celda A1 y arrastra el cursor hasta la celda E11.
- Luego, ve a la opción Datos > Ordenar rango y selecciona Opciones avanzadas de orden de rangos.
- En la ventana emergente, seleccionas la opción «Los datos incluyen una fila de encabezado». Luego, en Ordenar por, eliges la opción «Salario» y seleccionas si deseas ordenar en orden ascendente o descendente. Finalmente, haces clic en Ordenar para aplicar el orden.
3. Filtrar Información
También puedes filtrar la información en tu base de datos. Esto te permitirá visualizar solo una parte específica de los datos, lo que resulta muy útil cuando trabajas con grandes cantidades de información. El filtrado te ayuda a enfocarte en lo que realmente necesitas, ocultando temporalmente el resto de los datos para facilitar el análisis. Para ello, sigue estos pasos:
Filtrar por Valores
- Haz clic en cualquier celda que contenga datos de la tabla. Luego, haz clic en el botón de Filtro. Esto activará el filtro en toda la tabla, permitiéndote seleccionar y filtrar la información según tus necesidades.
- Ahora, haz clic en el botón de filtro de la columna que deseas filtrar. En este caso, filtrar por Ciudad, así que da clic en el filtro de la columna correspondiente. Se desplegarán las opciones de filtro, y aquí, por ejemplo, seleccionarás Ciudad de México para ver solo los registros correspondientes a esa ciudad.
- Para quitar el filtro, simplemente vuelve a presionar el botón de Filtro. Esto eliminará el filtro aplicado y mostrará toda la información nuevamente.
Filtrar por Color
Para filtrar por color, es necesario que las celdas tengan formato de color. Recuerda que para pintar una celda, debes hacer clic en la herramienta de Color de celda (el icono del bote de pintura) y seleccionar el color de tu elección. Una vez que hayas aplicado colores, podrás seguir los siguientes pasos para filtrar la información basándote en el color de las celdas.
- Vamos a aplicar la opción de filtro
- Ahora, haz clic en la opción de filtro del encabezado donde existan celdas pintadas. Luego, selecciona Filtrar por color y, en el menú, elige Color de relleno. Finalmente, selecciona el color que deseas filtrar, y sólo se mostrarán las celdas que tengan ese color de fondo.
Filtrar por Condición
Para filtrar por condición, dirígete a la opción de filtro en el encabezado de la columna, por ejemplo, en Salarios. Luego, haz clic en Filtrar por condición y selecciona la opción Vacío. Esto filtrará y mostrará solo las celdas que están vacías en esa columna.
Nota: Recuerda probar todas las demás opciones que ofrece Filtrar por condición, como Mayor que, Fecha anterior, Posterior a, entre otras. Estas opciones te permiten personalizar aún más el filtrado de datos según diferentes criterios y condiciones.
